با وجود تلاش‌های فراوان، برنامه‌ریزی و صرف هزینه بالا، بسیاری از کسب‌وکارها نمی‌توانند به اهداف تعیین شده خود برسند. از جمله دلایل به نتیجه نرسیدن پروژه‌های بزرگ می‌توان به خوش‌بینی، خطا در تخمین اهداف، داده‌های ناکافی و بسیاری عوامل دیگر اشاره کرد. وقتی صحبت از پروژه‌های بزرگ می‌شود، نزدیک به 98 درصد پروژه‌ها با افزایش هزینه یا تاخیر مواجه می‌شوند. درواقع به‌طور میانگین، افزایش هزینه‌ها 80 درصد هزینه کل پروژه و میزان تاخیر نیز 20 ماه یا بیشتر است. اما چرا برخی پروژه‌ها در زمان تعیین شده و با بودجه اولیه به هدف خود می‌رسند و برخی دیگر با تاخیر و افزایش هزینه مواجه می‌شوند؟ پاسخ این سوال کنترل پروژه است. در این مطلب با اهمیت کنترل پروژه و اجزای آن آشنا می‌شویم.

کنترل پروژه چگونه کسب‌وکار شما را از رکود نجات می‌دهد؟

به زبان ساده، کنترل پروژه به فرایندهای جمع‌آوری و تجزیه‌وتحلیل داده‌ها برای حفظ هزینه‌ها و زمان‌بندی پروژه گفته می‌شود. صاحبان کسب‌وکارها از نرم افزار کنترل پروژه برای برنامه‌ریزی، نظارت و کنترل، برقراری ارتباط و تعیین دقیق هزینه‌ها و زمان‌بندی پروژه استفاده می‌کنند. یک تعریف دیگر نیز می‌توان برای کنترل پروژه بیان کرد. کنترل پروژه عبارت است از جمع‌آوری داده‌ها و مدیریت آن‌ها برای پیش‌بینی و درک عوامل مختلف تاثیرگذار بر زمان و هزینه یک پروژه که از طریق ارسال اطلاعات طبق فرمتی که به مدیریت و تصمیم‌گیری موثر کمک می‌کند، انجام می‌شود.

از جمله فعالیت‌هایی که در زیرمجموعه کنترل پروژه قرار می‌گیرند، می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

توسعه نمودار ساختار شکست
تدوین برنامه مدیریت ریسک
بودجه‌بندی و پیش‌بینی هزینه‌های پروژه
نظارت بر هزینه‌های پروژه
دریافت بازخورد و ارائه گزارش
بهینه‌سازی استراتژی‌های پروژه برای دستیابی به نتایج بهتر در آینده

با وجود این که یک پروژه ممکن است با پارامترهای زیادی مانند کیفیت درگیر باشید، نظم کنترل پروژه روی عوامل هزینه و زمان‌بندی تمرکز کرده تا هرگونه عامل تهدیدکننده آن‌ها از بین بروند. باید اشاره کرد که از نظر سلسله مراتب، کنترل پروژه در زیرمجموعه مدیریت پروژه قرار می‌گیرد. یک کنترل‌کننده پروژه با استفاده از یک نرم افزار کنترل پروژه، به مدیر پروژه گزارش می‌دهد.

حال نوبت آن است که بررسی کنیم که چگونه کنترل پروژه می‌تواند کسب‌وکار شما را از رکود نجات دهد. به‌طور کلی این ابزار صرفا نمی‌خواهد وجود هزینه بیش از حد مجاز را تشخیص دهد، بلکه می‌خواهد دلایل ریشه‌ای، داده‌های دقیق و چگونگی حل مشکل افزایش هزینه پروژه را شناسایی کند. در ادامه با فرایندهای کنترل پروژه آشنا می‌شویم.

برنامه‌ریزی پروژه؛ تعیین نقشه راه برای تیم اجرایی

برنامه‌ریزی یکی از مهم‌ترین فرایندهای کنترل پروژه است که در طی این فرایند، مدیر و کنترل‌کننده پروژه باید همکاری مداومی با یکدیگر داشته باشند. با برنامه‌ریزی است که می‌توان یک نقشه راه و مبنا برای تیم اجرایی ایجاد کرد. این کار با ایجاد ساختارهای شکست، برآورد هزینه‌ها و ایجاد طرح‌های پروژه انجام می‌شود.

تعیین بودجه

فرایند تعیین بودجه در فعالیت‌های پروژه برای محاسبه دقیق هزینه‌ها و درک زمان و چرایی واریانس‌ها ضروری است. با زمان‌بندی بودجه‌ها و اصلاح اعداد، یک مدل شفاف برای مدیران ارشد و اعضای تیم به طور یکسان در دسترس خواهد بود.

مدیریت ریسک؛ از بروز مشکلات جلوگیری کنید

مدیریت ریسک در کنترل پروژه به جلوگیری از وقوع مشکلات در مسیر اجرای پروژه کمک می‌کند. چرا که با شناسایی پیشگیرانه ریسک‌ها، پایش مستمر آن‌ها و توسعه برنامه‌های اضطراری برای شرایط بحرانی،‌ کاهش تاثیر ریسک‌ها بر بودجه و زمان‌بندی پروژه ممکن می‌شود.

مدیریت عملکرد؛ اتخاذ بهترین تصمیمات برای اصلاح مسیر پروژه

تعریف و استفاده از شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) برای نظارت بر سلامت پروژه و همچنین پیش‌بینی روند برای اتخاذ تصمیمات اصلاحی یک ضرورت است. سازمان‌هایی که از اطلاعات عملکرد برای کنترل پروژه استفاده می‌کنند، می‌توانند به نرخ موفقیت 68 درصدی برسند. درصورتی‌که سازمان‌هایی که از این اطلاعات استفاده نمی‌کنند، نرخ موفقیت 7 درصدی دارند.

کنترل پروژه چه اهمیتی دارد؟

بعد از این که با کنترل پروژه و فرایندهای آن آشنا شدیم، نوبت آن است که بدانیم چرا استفاده از یک نرم افزار کنترل پروژه می‌تواند کسب‌وکار شما را متحول کند. طی یک نظرسنجی در سال 2018، 88 درصد پاسخ‌دهندگان اعتقاد داشتند که استفاده از کنترل پروژه برای موفقیت پروژه‌های سازمانی ضروری است. به‌طور کلی متخصصان پروژه می‌دانند که در تمام پروژه‌های کوچک و بزرگ احتمال بروز تاخیرهای غیر منتظره، هزینه‌های اضافی و یا شرایط پیش‌بینی نشده وجود دارد. در صورت عدم استفاده از کنترل پروژه، تاخیر و افزایش هزینه می‌توانند به‌سرعت هزینه‌های هنگفتی برای کسب‌وکارها ایجاد کرده و آن‌ها را با مشکل مواجه کنند. به همین خاطر می‌توان گفت که کنترل پروژه یک ابزار ضروری برای موفقیت کسب‌وکارها است.

نمی‌توان این حقیقت را انکار کرد که موفقیت و عملکرد مناسب یک پروژه به‌صورت مستقیم به برنامه‌ریزی مناسب عوامل اجرایی و تیم مدیریتی بستگی دارد. تقریبا هیچ پروژه‌ای را نمی‌توان پیدا کرد که بدون برنامه‌ریزی و مدیریت اصولی توانسته باشد در زمان و با بودجه پیش‌بینی شده به پایان برسد. به همین خاطر اگر می‌خواهید شانس موفقیت پروژه خود را افزایش دهید، استفاده از کنترل پروژه یک ضرورت است.

مزایای کنترل پروژه به‌عنوان یک سیستم ضروری در کسب‌وکارها

در پروژه‌های کوچک و بزرگ، عوامل مختلفی هستند که می‌توانند به‌صورت مستقیم و غیر مستقیم روی زمان اجرای پروژه و هزینه نهایی آن تاثیر بگذارند. البته در پروژه‌های بزرگ، این تاثیرگذاری بیشتر می‌شود. چرا که چنین پروژه‌هایی عوامل تاثیرگذار بیشتری دارند. با این وجود، نظارت دقیق، تجزیه‌وتحلیل و تنظیم مقررات از طریق کنترل پروژه می‌تواند این مشکل را کنترل کند. درواقع زمانی که کنترل در پروژه‌های کوچک و بزرگ به‌درستی اجرا شود، کسب‌وکارها مزایای بی‌شماری را تجربه خواهند کرد.

از جمله مهم‌ترین مزایای کنترل پروژه می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

کاهش هزینه‌های پروژه از طریق افزایش قدرت تصمیم‌گیری به‌موقع
افزایش قابلیت پیش‌بینی هزینه و تاریخ اتمام پروژه
افزایش آگاهی نسبت به سلامت مالی پروژه در حین پیشرفت آن
بهبود شهرت برای مدیریت و کنترل صحیح پروژه‌ها
افزایش رضایت شغلی اعضای تیم پروژه
ایجاد مزیت رقابتی نسبت به سازمان‌هایی با قابلیت‌های کنترل پروژه ضعیف‌تر

کنترل پروژه ابزاری کمکی برای مدیریت پروژه است

با استفاده از یک نرم افزار کنترل پروژه، کنترل‌کننده می‌تواند از داده‌ها تجزیه‌وتحلیل شده در جهت برنامه‌ریزی زمان اتمام و هزینه نهایی اجرای پروژه استفاده کند. با وجود اهمیت بسیار زیاد کنترل پروژه، باید گفت که این ابزار در زیرمجموعه مدیریت پروژه قرار می‌گیرد و باید به‌صورت ترکیبی با آن استفاده شود. بدون استفاده از کنترل پروژه، تحقق اهداف پروژه‌های کوچک و به‌خصوص بزرگ بسیار دشوار و حتی ناممکن است. به همین خاطر پیشنهاد می‌کنیم که برای جلوگیری از رکود و شکست‌ کسب‌وکار خود، استفاده از یک نرم افزار کنترل پروژه را در نظر بگیرید.