اگر قصد داشته باشید یک ای‎میل یکسان را برای چندین نفر ارسال کنید، اما در عين حال بخواهید آن را برای هر کدام از گیرنده‎ها شخصی‌سازی کنید، استفاده از روش تنظیم یک ای‎میل ادغام شده در وقت شما بسیار صرفه‌جویی خواهد کرد. بعضی از نرم افزارهای مدیریت ای‎میل مثل Outlook برای این کار یک گزینه ادغام ای‎میل (mail merge) داخلی دارند، اما اگر شما می‎خواهید از جی‎میل خود برای این کار استفاده کنید باید یک افزونه کروم را دانلود كنيد.

آموزش ارسال ایمیل‌های شخصی انبوده در جی‌میل

ادغام ای‎میل با وارد کردن یک صفحه گسترده (spreadsheet ) و استفاده از داده‎های موجود در سلول‎های آن برای پر کردن خودکار بخش خاصی از یک ای‎میل برای هر گیرنده انجام می‎شود. شما از طریق این لینک می‎توانید افزونه Mail Merge for Gmail را دانلود کرده و کار ادغام ای‎میل را انجام دهید.

بعد از اضافه کردن افزونه، کاری که شما باید انجام دهید این است که در Google Drive یک صفحه گسترده ایجاد کنید، به بخش Add-ons > Mail Merge and Scheduler > Create Merge Template برويد تا صفحه گسترده شما به یک لایه صفحه گسترده استاندارد ادغام ای‎میل تبدیل شود. از اینجا به بعد شما دو کار را می‎توانید انجام دهید. داده‎ها را به صورت دستی وارد کنید یا اطلاعات را از Google Contacts خود وارد کنید. اگر شما از Google Contacts استفاده می‎کنید، اطمینان حاصل کنید که گروه‎های تماس شما از قبل آماده باشد و بعد در صفحه گسترده خود Add-ons > Mail Merge and Scheduler > Import Google Contacts را انتخاب کنید. سپس گروه مورد نظر خود را انتخاب کنید تا اطلاعات آن به طور خودکار به صفحه گسترده اضافه شود.

بعد از اینکه این مراحل با موفقیت به اتمام رسید، در بخش Add-ons به Mail Merge برگشته و منوی Scheduler و بعد Configure Mail Merge را انتخاب کنید. این پنجره به شما اجازه می‎دهد تا گزينه‎های مختلفی را انتخاب کنید، نام خود را وارد کنید، ccها و bccها را وارد کنید و یک قالب برای ای‎میل انتخاب کنید. شما هم می‎توانید قالب شخصی خود را ایجاد کنید و یا از یک Gmail draft استفاده کنید.

در اینجا باید از کمی‎ ترفند استفاده کنید. برای این که افزونه Mail Merge بتواند داده را به طور خودکار وارد کند شما باید آن داده را با استفاده از فراخوانی متون خاص وارد کنید. به عنوان مثال، برای وارد کردن یک نام از ستون First Name موجود در صفحه گسترده خود، عبارت {{First Name}} به همراه هر دو علامت آکولاد را تایپ کنید.

برای نمونه اگر اولین خط ای‎میل شما به این شکل باشد:

Dear {{First Name}}

هر ای‎میلی که شما ارسال می‎کنید به طور خودکار {{First Name}} را با نام متناظر موجود در ستون First Name صفحه گسترده شما جایگزین خواهد کرد. وقتی شما تمام تنظیمات قالب ای‎میل خود را انجام دادید، روی گزينه Run Mail Merge کلیک کنید تا ای‎میل‎ها ارسال شوند، و یا روی گزينه Only Create Drafts کلیک کنید تا ای‎میل‎ها به صورت پیش نویس برای ارسال در آینده ذخیره شوند.

این افزونه رایگان است و به شما اجازه می‎دهد روزانه تا 50 ای‎میل را ارسال کنید. اما یک نسخه پریمیوم از این افزونه نیز وجود دارد که هزینه آن 29.99 دلار است که محدودیت ارسال را تا 1500 ای‎میل در روز افزایش می‎دهد.

منبع: شبکه