پروژه‌ها توسط تیم‌هایی از متخصصان زمینه‌های مختلف انجام می‌شوند. هر یک از این متخصصان نیز دارای وظایفی هستند. بنابراین پروژه‌ها را می‌توانیم برآیندی از وظایف بدانیم. اما چه اتفاقی می‌افتد اگر اعضای تیم ندانند که دقیقا چه کاری را در چه زمانی انجام دهند؟ همچنین مدیران چگونه می‌توانند عملکرد اعضای تیم را ارزیابی کنند؟ دقیقا به‌همین دلیل است که مدیران پروژه از چارچوبی به نام مدیریت وظایف و ابزارهای خودکارسازی، پیگیری و شفاف‌سازی فرآیندهای آن استفاده می‌کنند. بنابراین در این مطلب با مفهوم مدیریت وظایف آشنا می‌شویم.
مدیریت وظایف چارچوبی است که هر پروژه را به وظایف (Tasks) تقسیم می‌کند و روش مدیریت تمامی این وظایف را به ما می‌آموزد. این چارچوب همچنین به ما کمک می‌کند که وظایف را متناسب با تخصص و مهارت‌های اعضای تیم بین آن‌ها توزیع کنیم. توجه داشته باشید که مدیریت وظایف در واقع بخشی از مدیریت پروژه نیز به‌شمار می‌آید و مدیران پروژه در ایران از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه فارسی برای مدیریت بهینه وظایف استفاده می‌کنند.
برخی از دیگر اقدامات در مدیریت وظایف را با هم مرور می‌کنیم:
تعیین و تخصیص وظایف از مهم‌ترین بخش‌ها در مرحله برنامه‌ریزی پروژه است. با این حال در بسیاری از پروژه‌ها مشتریان دائما در حال تغییر نظرات خود و درخواست‌های جدید هستند. بنابراین مدیران پروژه باید بتوانند به‌طور مداوم متناسب با نیازها، درخواست‌ها و حتی چالش‌های جدید، اولویت‌ها را جابه‌جا کنند. مدیریت وظایف به شما کمک می‌کند که بتوانید اولویت‌ها را درک کرده و در زمان مناسب دستورالعمل‌های جدید را برای انجام زودتر برخی از کارها ایجاد کنید.
از دیگر دلایل اهمیت مدیریت وظایف می‌توان به این موارد اشاره کرد:
مدیریت پروژه مجموعه‌ای از تکنیک‌ها و نکات است و در عین حال می‌توانیم از یک نرم افزار مدیریت پروژه فارسی برای تسهیل امور در این زمینه استفاده کنیم. با این حال برای مدیریت موثر پروژه، مدیران پروژه باید دارای برخی از مهارت‌ها باشند.
مهم‌ترین مهارت‌های مورد نیاز برای مدیریت بهینه وظایف عبارتند از:
یک نرم‌افزار مدیریت پروژه فارسی جامع معمولا دارای ابزارهای متعددی برای مدیریت بهینه وظایف است. با این حال نرم‌افزارهایی نیز وجود دارند که بر این بخش از مدیریت پروژه یعنی مدیریت وظایف تمرکز دارند. نرم افزار مدیریت وظیفه ابزاری است که به کمک آن سازماندهی وظایف، توزیع کارها، اولویت‌بندی وظایف و ... آسان می‌شود.
برخی از مزایای استفاده از این نرم‌افزارها را با هم مرور می‌کنیم:
مدیریت وظیفه بخشی از چارچوب مدیریت پروژه است که به مواردی مانند توزیع وظایف، پیگیری وظایف بر اساس برنامه زمان‌بندی، ارزیابی عملکرد اعضای تیم و ... می‌پردازد. نرم‌افزارهای مختلفی برای مدیریت بهینه وظایف وجود دارند که هر کدام، ویژگی‌های مختلفی دارند. با این حال در زمان انتخاب بهترین نرم‌افزار باید به امکاناتی مانند ابزارهای قابلیت همکاری، ابزارهای برنامه‌ریزی، ویزگی‌های اتوماسیون، ابزارهای ردیابی زمانی و نیز امکان گزارش‌دهی و ایجاد نمودارها دقت کنید.
اگر چه نرم‌افزارهای مدیریت وظایف، نرم‌افزارهایی کاربردی هستند اما اگر به‌دنیال یک پلتفرم جامع هستید، پیشنهاد ما استفاده از پلتفرم‌های برتر مدیریت پروژه است. زیرا این پلتفرم‌ها امکانات بسیار بیشتری دارند و علاوه‌بر تسهیل مدیریت وظایف به شما در وجوه دیگر مدیریت پروژه مانند مدیریت منابع و بودجه، مدیریت زمان، مدیریت ارتباط با مشتریان و ... کمک می‌کنند.