اگر تعریف بهره‌وری را ایجاد بیشترین منافع در استفاده از منابع کسب‌وکار، مانند مواد اولیه، نیروی انسانی و ماشین‌آلات و تجهیزات بدانیم؛ مدیریت پروژه ابزار قدرتمندی است که به ما در رسیدن به این هدف کمک می‌کند. با این حال ممکن است برخی مدیران بپرسند آیا مدیریت پروژه الزامی است؟ آیا نمی‌توانیم با تخصیص وظایف و نظارت به روش سنتی، کار کنیم؟ آیا مدیریت پروژه برای کسب‌وکارهای کوچک هم کاربرد دارد؟ برای پاسخ به این پرسش‌ها در ادامه تاثیر مدیریت پروژه بر کسب‌وکار را بررسی می‌کنیم.
مدیریت پروژه (Project Management) فرآیندی شامل استفاده از تکنیک‌های مدیریتی، متدولوژی‌ها، مهارت و ابزارهای مختلف برای برنامه‌ریزی بهتر، برآورد هزینه‌ها، مدیریت زمان پروژه، مدیریت نیروهای کاری و تیم‌ها و ... است. هدف اصلی این سیستم نیز انجام پروژه در زمان مقرر و افزایش کیفیت خروجی پروژه و تامین رضایت مشتریان است. در ادامه با برخی از دلایل اهمیت مدیریت پروژه و نیز تاثیر آن بر کسب‌وکارهایی با مقیاس گوناگون آشنا می‌شویم.
همه ما می‌دانیم مفهوم برنامه‌ریزی چیست. اما برای برنامه‌ریزی پروژه متدهای مختلفی وجود دارند که در چارچوب‌های مشهور مدیریت پروژه تدوین شده‌اند. این چارچوب‌ها هر کدام دارای مزایا و کاربردهای مختلفی هستند. بنابراین با استفاده از متدهای مدیریت پروژه می‌توانید یک برنامه‌ریزی موثر و دقیق داشته باشید که از نتایج آن می‌توان به موفقیت در تحویل پروژه مطابق با انتظارات مشتری، زمان‌بندی دقیق برای فرآیندها، توزیع مناسب وظایف، افزایش شفافیت و دقت در بودجه‌بندی و ... اشاره کرد. برنامه‌ریزی دقیق همچنین از سردرگمی اعضای تیم‌های کاری پیشگیری می‌کند.
در چارچوب‌های مدیریت پروژه، نقش‌های مختلفی تعیین می‌شوند. یکی از این نقش‌ها مدیر پروژه است. در هر یک از این چارچوب‌ها وظایفی مشخص برای مدیران در نظر گرفته شده است. حتی مهارت‌های مورد نیاز برای تصاحب این نقش نیز تعیین شده است. بنابراین مدیران پروژه بر اساس این الگوها و دستورالعمل‌ها می‌توانند بهترین نقش را برای رهبری گروه ایفا کنند.
از وظایف مدیران پروژه می‌توان به این موارد اشاره کرد:
معمولا کسب‌وکارهای کوچک تا متوسط در زمان کاهش فروش، قبل از هر چیز به جذب مشتریان بیشتر یا اصلاح قیمت‌گذاری محصولات و خدمات فکر می‌کنند. این در حالی است که در بسیاری از موارد، مشکل اصلی مربوط به فرآیندهای کاری است. برای مثال ممکن است با خرید دستگاه‌ها و ماشین‌آلات جدید بتوانید کیفیت محصول یا خدمات خود را افزایش دهید. با افزایش کیفیت محصول و خدمت، وفاداری مشتری افزایش می‌یابد و نیازی به صرف هزینه‌های زیاد برای بازاریابی و جذب مشتری جدید ندارید.
بسیاری از چارچوب‌های مدیریت پروژه نیز دارای مراحل اجرایی تکرارپذیر برای ایجاد بهبودها هستند. یعنی شما با هر بار اجرای چرخه، برای بهبود فرآیند تلاش می‌کنید و از آموخته‌ها و تجربیات خود در چرخه بعدی نیز استفاده می‌کنید.
تمرین‌های عملی نشان داده‌اند وقتی انجام پروژه را به تیم‌های کاری می‌سپارید، در صورتی که اهداف از ابتدا به‌طور واضح تعیین نشده باشند، از متدهای مدیریت پروژه استفاده نشود و تیم‌ها دستورالعمل‌های مشخصی نداشته باشند، اقدامات اعضای تیم متمرکز نیستند زیرا تیم دقیقا نمی‌داند چه کاری را باید چطور و بر مبنای کدام ارزش‌ها، اهداف، استانداردها و شاخص‌ها انجام دهد.
در مقابل در زمان اجرای متدهای مدیریت پروژه، اهداف با دقت بالایی از همان ابتدا تعیین می‌شوند. حتی ممکن است پیش از برنامه‌ریزی، کار تحقیقاتی نیز انجام شود. بنابراین پروژه‌ها قبل از اجرا یک مسیر از پیش‌تعیین‌شده و مشخص برای اجرا دارند.
چارچوب‌های مدیریت پروژه و ابزارهای اجرای آن به شما در برنامه‌ریزی واقع‌بینانه نیز کمک می‌کنند. برای مثال برخی از نرم‌افزارها حتی دارای این قابلیت هستند که متناسب با برخی فاکتورها، زمان اجرای پروژه را پیش‌بینی کنید. متدهای مدیریت پروژه همچنین بینش‌های مناسبی را در اختیار مدیران قرار می‌دهند تا بتوانند متناسب با منابع موجود برای زمان اجرا، نوع فرآیندها، کیفیت مورد انتظار و ... تصمیم‌گیری کنند.
تقریبا در تمامی پروژه‌ها، نیروهای کار به‌دلیل وجود ضرب‌العجل‌ها و نیز انتظارات مشتریان و کارفرمایان تحت فشار هستند. در صورت عدم استفاده از متدهای مدیریت پروژه، فشار مورد نظر باعث شتابزدگی در اقدامات، افزایش اشتباهات فردی و کاهش کیفیت خروجی پروژه می‌شود. اما با استفاده از متدها و تکنیک‌های مدیریت پروژه، مدیران اطمینان حاصل می‌کنند که: پروژه در زمان مورد نظر تکمیل شود و در عین حال افزایش سرعت یا فشردگی کارها باعث کاهش کیفیت نشود. نرم‌افزارهای مدیریت پروژه نیز امکانات مدیریتی برای نظارت بر فرآیندها و نتایج هر مرحله از کار افزایش می‌دهند. تا جایی شما حتی می‌توانید کیفیت کار هر یک از نیروهای کاری را نیز اندازه‌گیری کنید.
می‌خواهید برای فونداسیون یک ساختمان، گودبرداری کنید؟ یکی از ریسک‌ها فروریختن ساختمان‌های مجاور است! در حال توسعه یک نرم‌افزار هستید؟ بروز خطاهای مکرر در زمان راه‌اندازی نرم‌افزار، یکی از ریسک‌ها است. می‌خواهید یک عملیات عمرانی انجام دهید؟ افزایش قیمت مصالح ناشی از تغییرات قیمت دلار، یکی از ریسک‌های گوناگون چنین پروژه‌هایی است. بنابراین در هر حوزه‌ای ریسک‌های متعددی برای شکست پروژه یا کاهش کیفیت خروجی پروژه یا تاخیر در نتایج وجود دارند.
چارچوب‌های مدیریت پروژه عموما دارای یک فرآیند دقیق برای شناسایی ریسک‌ها، مدیریت ریسک‌ها و کاهش احتمال وقوع مشکلات هستند. زیرا با امیدواری نمی‌توان جلوی بروز مشکلات را گرفت! بنابراین مدیر پروژه با استفاده از تکنیک‌ها و اصول مدیریت پروژه در هر متد، خطرات احتمالی را بررسی می‌کند و طرحی را برای کاهش این خطرات ایجاد می‌کند.
مدیریت پروژه در متدی دارای فرآیندهایی برای ردیابی پیشرفت پروژه در مراحل مختلف، کنترل پروژه و ایجاد گزارش‌های منظم و ارسال آن برای مدیران است. از این گزارش‌ها برای اطلاع‌رسانی به ذی‌نفعان پروژه و مشتریان نیز استفاده می‌شود. از سوی دیگر پلتفرم‌های مدیریت پروژه دارای ابزارهایی برای خودکارسازی بسیاری از فرآیندها از جمله نظارت، ایجاد گزارش‌ها و مواردی از این دست هستند. با استفاده از این امکانات هر گونه خروج پروژه از مسیر تعیین شده یا اقدامات نادرست یا بروز موانع را در کمترین زمان شناسایی می‌کنید و می‌توانید برای حل این مشکلات و چالش‌های پروژه تصمیم‌گیری و اقدام کنید.
مدیران کسب‌وکارها و همچنین سرپرستان تیم‌های کاری تنها در صورتی می‌توانند از متدهای مدیریت پروژه استفاده کنند که با این متدها آشنا شوند، متون مختلفی را درباره آن‌ها بخوانند و تاثیر هر مرحله از مراحل اجرای متد را بررسی کنند. تمامی این موارد باعث می‌شود که دانش مدیران نسبت به مسائل مدیریتی، تکنیک‌های برنامه‌ریزی، تحقیق، اصلاح، بررسی فرآیند، بهبود و ... افزایش یابد. بنابراین هر متد مدیریت پروژه مانند یک دوره آموزشی جامع برای مدیران پروژه نیز به‌شمار می‌آید.
مدیران کسب‌وکارها برای خودکارسازی بسیاری از فرآیندها در زمان اجرای پروژه‌ها از ابزارهایی با نام پلتفرم‌ها یا نرم‌افزارهای مدیریت پروژه استفاده می‌کنند. نرم‌افزارهای مدیریت پروژه، ابزارهایی هستند که با استفاده از آن‌ها می‌توانید ضرب‌العجل‌ها را تعیین کنید، برای پروژه برنامه‌ریزی کنید، پیشرفت پروژه را پیگیری کنید، هشدارها را برای افراد و نقش‌ها ایجاد کنید و ریسک‌های پروژه را کاهش دهید. بنابراین اگر می‌خواهید پروژه‌های کسب‌وکار با نظم بیشتری اجرا شوند و رضایت مشتریان شما افزایش یابد، پیشنهاد می‌کنیم از خدمات پلتفرم‌های برتر در این زمینه استفاده کنید.