موفقیت و پیشرفت هر کسب‌وکاری مستلزم یک برنامه‌ریزی منسجم و هدفمند خواهد بود؛ از این‌رو صاحبان مشاغل باید از ابزارهای مدیریت پروژه در کسب‌وکار به درستی بهره ببرند تا بتوانند استراتژی و عملکردهای کسب‌وکار را برای رسیدن به موفقیت بسنجند و در نهایت از آن‌ها در جهت برنامه‌ریزی و بهبود اجرای پروژه‌ها استفاده کنند.
مدیریت پروژه در واقع برنامه‌ریزی و تخصیص درست منابع (بودجه و نیروی کار) در چارچوب زمان مشخص است که سبب ارتقا بازدهی کسب‌وکار می‌شود.
به بیان ساده‌تر می‌توان گفت که مدیریت پروژه در کسب‌وکارها به مجموعه‌ای از فعالیت‌های منظم اعم از شروع، برنامه‌ریزی، اجرا، کنترل و اتمام پروژه اطلاق می‌شود که مدیران برای رسیدن به موفقیت در کسب‌وکار انجام خواهند شد.
بدون تردید بهره‌وری بالا از افراد مجرب در تیم به عنوان مهمترین عامل قدرت و پشتیبانی هر پروژه در کسب‌وکار مطرح است که نقش اساسی آن‌ها امری اجتناب‌ناپذیر خواهد بود. مدیر پروژه مسئولیت کلیه امور برنامه‌ریزی، زمان‌بندی و هدایت پروژه را بر عهده دارد تا ارتقا بازدهی کسب‌وکار و دستیابی به اهداف کوتاه مدت و بلند مدت میسر شود.
چنانچه صاحب کسب‌وکاری هستید و می‌خواهید به اهداف مشخصی در زمان معین و بودجه مقرر دست پیدا کنید، مدیریت پروژه به عنوان یک ابزار مهم و کاربردی به شما در این زمینه کمک شایانی خواهد کرد. از آنجایی که رشد کسب‌وکارهای بزرگ و کوچک مستلزم بهره‌وری دقیق است؛ بنابراین آشنایی با نقش مدیریت پروژه در مشاغل و ابزارهای آن برای مدیران حائز اهمیت خواهد بود.
در اینجا تلاش خواهیم کرد تا هر آنچه که باید در ارتباط با مدیریت پروژه در کسب‌وکار بدانید، در اختیارتان قرار دهیم؛ پس توصیه می‌کنیم مطالعه این مطلب را از دست ندهید.
معرفی اجمالی مدیریت پروژه در کسب‌وکار
مدیریت پروژه در کسب‌وکار به برنامه‌ریزی و هدایت پروژه اطلاق می‌شود تا مدیران بتوانند در زمان مشخص با بودجه و کیفیت معین به اهداف مورد نظر پروژه دست پیدا کنند. مدیریت پروژه در واقع مجموعه‌ای از فعالیت‌ها است که شامل آغاز، برنامه‌ریزی، اجرا، کنترل و پایان پروژه‌ها می‌شود. قواعد، تکنیک‌ها و ابزارهای مورد نیاز پروژه برای اتمام کارها در زمان مشخص با هزینه مقرر در قالب مدیریت پروژه قابل اجرا خواهند بود.
حال رکن اصلی قدرت و پشتیبانی هر پروژه، تیم متشکل از افراد توانمند با بهره‌وری بسیار بالا است که بی وقفه برای تکمیل و به سرانجام رساندن کارها تلاش می‌کنند.
در این میان
مدیر پروژه وظیفه برنامه‌ریزی، طراحی، اجرا کردن، نظارت، کنترل کردن و پایان کار پروژه را بر عهده دارد؛ از این‌رو باید فردی توانا و کاربلد بوده تا قدرت نفوذ بالا، قدرت تشخیص شرایط، توانایی پیش‌بینی وضعیت و شناسایی خطرات را داشته باشد. امروزه اغلب کسب‌وکارها اعم از سازمانی، پروژه‌های ساختمانی و عمرانی، معماری، پتروشیمی و ... از مدیر پروژه توانا برای مدیریت پروژه بهره می‌برند تا بتوانند پروژه‌ها را با موفقیت به اتمام برسانند.
مراحل اجرای مدیریت پروژه در کسب‌وکار
مدیریت پروژه در کسب‌وکار نوعی برنامه‌ریزی و هدایت پروژه در زمان مشخص با بودجه مشخص و کیفیت معین است تا بتوان به اهداف مورد نظر پروژه دست پیدا کرد اما برای تکامل هر پروژه در کسب‌وکار از طریق مدیریت پروژه باید مراحل مشخصی را طی کرد که این مراحل به شرح زیر هستند:
• آغاز کار پروژه کسب‌وکار
برای آغاز پروژه کسب کار باید ماهیت و دامنه پروژه توسط مدیر تعیین شده و تیم با محیط کاری و هدف نهایی کار آشنا شود؛ از این‌رو مدیریت باید مواردی از قبیل تجزیه و تحلیل کردن اهداف بلند مدت و کوتاه مدت پروژه، تعیین عملیات مورد نیاز، وظایف و برنامه‌های کاری، بررسی شرایط مالی، بودجه مورد نیاز، تیم و پرسنل اجرایی پروژه، نقاط ضعف، قوت، فرصت‌ها و تهدید‌ها در اجرای پروژه را در شروع کار در نظر بگیرد.
• برنامه‌ریزی پروژه کسب‌وکار
در گام بعدی مدیر پروژه در کسب‌وکار باید برنامه‌ریزی اصولی در ارتباط با هزینه انجام کار، زمان مقرر و منابع مورد نیاز داشته باشد که بدین منظور در نظر گرفتن مواردی چون انتخاب تیم برنامه‌ریزی پروژه، تعیین فعالیت‌های لازم به منظور دستیابی به نتیجه مناسب در پروژه، تجزیه و تحلیل منابع موردنیاز برای اجرای فعالیت‌ها، برنامه‌ریزی برای مدیریت خطر یا ریسک، تخمین زمان مورد نیاز و بودجه اجرای پروژه، تدابیر مناسب برای تضمین کیفیت و دریافت مجوزهای مورد نیاز برای شروع کار پروژه الزامی خواهد بود.
• اجرای پروژه کسب‌وکار
چنانچه برنامه‌ریزی پروژه در کسب‌وکار با موفقیت و به صورت دقیق انجام شود، هماهنگی‌های لازم برای به‌کارگیری منابع انسانی و برنامه‌های اجرایی توسط مدیریت صورت می‌گیرد.
• نظارت و کنترل بر روند کار پروژه کسب‌وکار
مرحله بعدی مدیریت پروژه در کسب‌وکار، نظارت و کنترل بر روند انجام کار خواهد بود. در واقع نظارت و کنترل مسیر اجرای پروژه سبب شناسایی مشکلات احتمالی و رفع آن‌ها در سریع‌ترین زمان ممکن می‌شود.
مدیر پروژه در کنترل پروژه و نظارت بر روند اجرای آن باید مواردی چون بررسی فعالیت‌های در حال انجام پروژه، نظارت بر متغیرهای پروژه (هزینه‌ها و نیروی کار)، تجزیه و تحلیل اهداف در مراحل مختلف و اندازه‌گیری میزان تحقق آن‌ها، پیش‌بینی و تصمیم‌گیری فوری به منظور اصلاحات، شناسایی و تشخیص موانع احتمالی را انجام دهد.
• تکمیل و اتمام کار پروژه کسب‌وکار
پس از انجام مراحل مختلف نوبت به تکمیل و پایان کار به صورت رسمی می‌رسد تا پرسنل برای بایگانی فایل‌ها و اسناد آماده شوند. در واقع مدیر پروژه باید پس از اتمام کار به تجزیه و تحلیل روند اجرای کار بپردازد و از تجربیات به‌دست آمده حین انجام کار برای پروژه‌های آتی استفاده کند. در مرحله تکمیل و اتمام کار پروژه کسب‌وکار مواردی از قبیل بررسی خطرات حین کار، میزان و ارزش سود کسب شده، نظرسنجی از متخصصان فعال در حوزه مورد نظر، برآورد هزینه‌های کلی پروژه، بررسی و مقایسه اهداف اولیه پروژه با دستاوردهای نهایی پایان کار انجام می‌شود.
روش‌های مدیریت پروژه
برای پیاده‌سازی مدیریت پروژه در کسب‌وکارهای مختلف، می‌توان از روش‌های مختلف استفاده کرد. این روش‌ها به مدیران در ارائه یک پروژه موفق کمک زیادی خواهند کرد.
در ادامه به معرفی روش‌های مدیریت پروژه می‌پردازیم:
• چابک (Agile): این روش مدیریت برای افزایش سرعت و انعطاف‌پذیری پروژه‌هایی که از چرخه تحویل کوتاهی برخوردار هستند، کاربرد دارد.
• مدیریت پروژه زنجیره بحرانی (CCPM): این روش بر روی منابع به جای زمان‌بندی تمرکز دارد.
• روش مسیر بحرانی (CPM): این روش برای پیش‌بینی تقدم و تاخر کارها بر اساس جدول زمان‌بندی به‌کار می‌رود.
• پرنس 2 (PRINCE2): این روش از دیرباز در مدیریت پروژه‌های دولتی انگلستان کاربرد داشته است و امروزه در پروژه‌های IT کاربرد بسیار موثری دارد.
• آبشار (Waterfall): این روش مشابه یک آبشار طبقه‌بندی شده است و در آن همه چیز به هم متصل هستند. در واقع تا زمانی که کارهای طبقات بالا انجام نشود، مرحله بعدی قابل اجرا نیست.
• توسع سریع برنامه (RAD): این روش مدیریت پروژه برای پروژه‌های خاص علی‌الخصوص توسعه نرم‌افزار مناسب است.
• اسپیرال یا مارپیچ (Spiral): این روش مدیریت پروژه روشی چرخشی است که هر کاری با بازنگری و تکرار انجام خواهد شد و در واقع برعکس روش CCPM است.
• اسکرام (Scrum): این روش بیشتر بر روی کار گروهی و تقسیم وظایف متمرکز است و می‌تواند در هر کدام از روش‌های دیگر قرار گیرد.
اهداف مدیریت پروژه در کسب‌وکار
امروزه نرم‌افزارهای مدیریت پروژه به عنوان مهمترین ابزارها در دنیای کسب‌وکار شناخته می‌شوند؛ زیرا اطلاعاتی را در اختیار مدیران قرار می‌دهند تا بتوانند نقش اصلی در توسعه و موفقیت کسب‌وکار را شناسایی کنند.
صاحبان مشاغل در سراسر دنیا از ابزارهای مدیریت پروژه برای افزایش بهره‌وری کسب‌وکار بهره می‌برند و از اطلاعات به‌دست آمده برای میزان‌سازی دقیق عملکردها و استراتژی‌های موفقیت استفاده می‌کنند.
از مزایای نرم‌افزارهای مدیریت پروژه، می‌توان به شناسایی فاکتورهای موثر بر پیشرفت کسب‌وکار، ارائه راهکارهای مقرون به‌‌صرفه برای دستیابی به اهداف پروژه و بهبود اجرای پروژه‌ها اشاره کرد؛ بنابراین مدیریت پروژه در کسب‌وکار با ابزارهای گوناگون اهدافی از قبیل اتمام پروژه در زمان معین، اتمام پروژه با بودجه مقرر، برآوردن نیازها، کاهش خطرات پروژه، بهبود بهره‌وری، کسب رضایت مشتری و خشنودی تیم را دنبال خواهد کرد تا در نهایت به پیشرفت و موفقیت کسب‌وکار منجر شود.
جمع‌بندی
اگرچه
مدیریت پروژه در کسب‌وکار امری پیچیده و زمانبر است اما با دانش و استفاده از نرم‌افزارهای کاربردی مرتبط، می‌توان آن را به آسانی انجام داد و در زمان مشخص با بودجه معین به اهداف مورد نظر دست پیدا کرد.