طبق قانون، داشتن دفتر روزنامه، دفتر کل، دفتر کپیه و دفتر دارایی برای تمامی تاجران به استثنای کسبۀ جزء الزامی است. در این میان، پلمپ دفاتر روزنامه و کل باید به صورت رسمی در اداره ثبت شرکت‌ها و موسسات غیرتجاری انجام گیرد تا اعتبار قانونی آنها حفظ شود. در این مقاله، به مرور نکته‌هایی اساسی می‌پردازیم که پیش از اقدام برای پلمپ دفاتر تجاری باید آنها را بدانید.
جهت کسب اطلاعات بیشتر بخوانید: راهنمای کاربردی ثبت شرکت سهامی خاص
پلمپ دفاتر اشخاص حقوقی چگونه انجام می‌شود؟
تمامی اشخاص حقوقی در پایان هر سال مالی باید دفاتر پلمب‌شده خود را تحویل سازمان امور مالیاتی کشور بدهند. پلمپ دفاتر قانونی در اداره ثبت شرکت‌ها انجام می‌شود. کارشناسان این مرکز تمام صفحات را شماره‌گذاری می‌کنند و مهر می‌زنند تا امکان تغییر دادن اطلاعات آنها وجود نداشته باشد.
پلمپ دفاتر اشخاص حقیقی به چه ترتیب است؟
اشخاص حقیقی مشمول پرداخت مالیات باید هر ساله دفترهای پلمپ‌شده خود را تحویل اداره مالیات دهند. فهرست این کسب‌وکارها در آیین‌نامه اجرایی ماده ۹۵ قانون مالیات‌های مستقیم به طور کامل درج شده است. صادرکنندگان، واردکنندگان، کارخانه‌داران، دارندگان کارگاه‌های تولیدی، صاحبان هتل‌ها، بیمارستان‌ها و کلینیک‌های تخصصی، صرافی‌ها و فروشگاه‌های زنجیره‌ای در این دسته قرار دارند.
گواهی پلمب دفاتر چیست؟
این گواهی را اداره کل ثبت شرکت‌ها و موسسات غیرتجاری صادر می‌کند. اشخاص حقیقی و حقوقی هنگامی که دفتر خود را در این اداره پلمب می‌کنند، می‌توانند برای دریافت این گواهی درخواست دهند. همچنین می‌توان این گواهی را به صورت رسمی و با ذکر تاریخ برای ارائه به نهادی خاص گرفت.
مراحل پلمپ دفاتر قانونی به چه ترتیب است؟
تمامی اشخاص حقوقی و حقیقی مشمول مالیات باید برای طی کردن مراحل پلمپ دفاتر تجاری به سامانه ثبت شرکت‌ها مراجعه نمایند. وارد کردن اطلاعات متقاضی، تکمیل اظهارنامه پلمب دفاتر قانونی و ثبت دفتر مورد تقاضا مراحل انجام کار هستند که باید به ترتیب در این سامانه طی شوند. سپس اصل مدارک باید از طریق پست به اداره ثبت شرکت‌های استان فرستاده شوند. یادآوری این نکته ضروری است که پس از ارسال اسناد و مدارک و اخذ کد پیگیری، باید مجدداً به پورتال اداره ثبت شرکت‌ها مراجعه کرد و شماره پیگیری بسته پستی را در سامانه درج نمود.
کدام دفاتر تجاری را باید پلمپ کرد؟
طبق قانون، تنها دفتر روزنامه و دفتر کل را می‌توان برای پلمپ در سامانه ثبت شرکت‌ها ثبت نمود. متقاضیان علاوه بر نوع دفتر باید تعداد جلدها و تعداد برگ‌های آن را نیز معین نمایند. به طور خلاصه، دفتر روزنامه دربردارنده تمام معاملات و سود و زیان حاصل از آنهاست و به صورت روزانه ثبت می‌گردد. دفتر کل نیز در واقع خلاصه‌ای تفکیک‌شده از دفتر روزنامه است، اما ارائه جداگانه آن الزامی خواهد بود. گفتنی است که دفتر کپیه و دفتر دارایی نیاز به پلمب رسمی ندارند.
آخرین مهلت پلمپ دفاتر تجاری چه تاریخی است؟
طبق قانون، در پایان هر سال مالی اشخاص حقیقی و حقوقی باید دفترهای پلمب‌شده خود را به اداره مالیات تحویل دهند. سال مالی شخصیت‌های حقوقی طبق اساسنامه آنها مشخص می‌شود و سال مالی شخصیت‌های حقیقی بر اساس تاریخ آغاز به کار آنها است. با این حال، این بازه زمانی معمولاً منطبق بر تاریخ رسمی کشور است و از یکم فروردین آغاز می‌شود و در بیست و نهم اسفند خاتمه می‌یابد.
هزینه پلمپ دفاتر تجاری چقدر است؟
تعرفه پلمپ دفاتر تجاری در سال ۱۴۰۰ مبلغ ۲.۵۰۰.۰۰۰ ریال (دویست و پنجاه هزار تومان) است. گفتنی است که پلمب نکردن دفاتر در پایان سال مالی جریمه‌ای معادل بیست درصد از مالیات را در پی خواهد داشت. همچنین اگر به هر دلیلی ممیزان اداره دارایی نقصی در پرونده شما مشاهده نمایند، جریمه‌ای برابر با ده درصد مالیات را از شما اخذ خواهند کرد. بنابراین توصیه می‌شود که به مهلت پلمپ دفاتر توجه فرمایید و از کارشناسان متخصص و باتجربه برای تکمیل مدارک خود بهره بگیرید.
برای پلمب دفاتر به چه مدارکی نیاز داریم؟
مدارک مورد نیاز برای پلمپ دفاتر اشخاص حقیقی عبارتند از: شناسنامه و کارت ملی متقاضی، اظهارنامه پلمب دفاتر تجاری و مجوز فعالیت قانونی (جواز تاسیس، جواز کسب، پروانه ساخت، پروانه بهره‌برداری، کارت بازرگانی). مدارک لازم برای پلمب دفاتر اشخاص حقوقی نیز عبارتند از: شناسنامه و کارت ملی مدیر عامل، روزنامه رسمی تاسیس یا آخرین تغییرات شرکت، اظهارنامه پلمپ دفاتر تجاری و مجوز فعالیت (جواز کسب، جواز تاسیس، پروانه بهره‌برداری، پروانه ساخت، کارت بازرگانی).
جریمه تاخیر در پلمپ دفاتر قانونی چیست؟
طبق قانون، در صورتی که اشخاص در مهلت تعیین‌شده دفاتر خود را ارائه ندهند، مشمول جریمه‌ای معادل بیست درصد (%۲۰) مالیات خواهند بود. همچنین این مودیان از کلیه معافیت‌های مالیاتی محروم خواهند شد. نکته بسیار مهمی که باید به آن توجه داشت این است که شخصیت‌های حقوقی حتی اگر فعالیتی نداشته باشند، باید دفاتر خالی و سفید خود را تحویل دهند. پلمب دفاتر تجاری طبق قانون الزامی است و شرکت‌ها باید فعالیت یا عدم فعالیت خود را به صورت رسمی به ثبت برسانند.