همان‌طور که بسیاری می‌دانیم، جی‌میل یکی از محبوب‌ترین برنامه‌ها در بین کاربران سیستم‌عامل اندروید است. علی‌رغم آنکه با برنامه‌های زیادی می‌توان از حساب جی‌میل استفاده کرد اما برنامه رسمی این سرویس که گوگل آن را منتشر کرده، از محبوبیت بیشتری در بین کاربران برخورددار است.
برخلاف ظاهر ساده این برنامه، امکانات زیادی در اپلیکیشن جی‌میل اندروید برای کاربران حرفه‌ای وجود دارد. اگرچه هنوز کار این برنامه برای کاربران عادی بسیار آسان است. برای همین، تصمیم گرفتیم تا به‌بررسی 15 ترفند و ویژگی مخفی برنامه جی‌میل بپردازیم. با ما در ادامه مطلب همراه باشید.
ترفند شماره 1: جستجوی دقیق‌تر با عبارات حرفه‌ای
یکی از بهترین ویژگی‌های سرویس جی‌میل، قابلیت "جستجو” در آن بوده است. شما به‌راحتی می‌توانید با تایپ‌کردن نام افراد، آدرس ایمیل و یا کلماتی که از متن ایمیل‌ها به‌خاطر دارید، ایمیل مدنظر خود را پیدا کنید. قابلیت "جستجو” در این برنامه، درحال‌حاضر از عملکرد بسیار خوبی برخورددار است و حتی می‌توانید آن را بهبود دهید.
با استفاده از شگردهای جستجو با عبارات حرفه‌ای‌تر، نتایج جستجو را محدودتر کنید. از آنجا که در نگاه اول این قابلیت کمی پیچیده به‌نظر می‌رسد، بهتر است آن را با یک مثال ساده برای شما توضیح دهیم؛ در متن زیر، من به‌دنبال ایمیل‌هایی هستم که یک هفته پیش درباره تیکت‌های فوتبال ارسال کرده‌ام:
tickets,in:sent,newer_than:7d
"tickets"؛ عبارتی است که من به‌دنبال آن هستم. "in:”؛ نشان‌دهنده مکانی است که جی‌میل باید به‌دنبال ایمیل در آن باشد."newer_than:”؛ تعداد روزهایی را نشان می‌دهد که جی‌میل، باید به‌دنبال ایمیل من در بین آن‌ها باشد. این فقط یکی از عبارات پیشرفته‌ای است که قادر هستید در جی‌میل جستجو کنید. می‌توانید لیست کامل آن را از طریق این لینک به‌دست آورید. البته ممکن است برخی از آن‌ها در برنامه جی‌میل کار نکند اما اکثر عبارات ذکرشده برای جستجوی هوشمندانه‌تر در این برنامه، موثر است.
ترفند شماره 2: اضافه‌کردن حساب‌های غیرگوگل به جی‌میل
همان‌طور که می‌توانید حدس بزنید، برنامه جی‌میل با حساب‌های گوگل به‌خوبی کار می‌کند اما با تنظیم برخی گزینه‌ها، کارآیی جی‌میل افزایش می‌یابد. شما می‌توانید از حساب‌های ایمیل دیگر نظیر یاهو و Outlook در برنامه محبوب جی‌میل استفاده کنید. البته، ویژگی‌های بزرگ جستجوی جی‌میل با حساب‌های دیگر هنوز به‌خوبی سازگاری دارد.
اگر شما حساب‌های ایمیلی خارج از گوگل دارید، می‌توانید آن‌ها را با طی چند مرحله ساده به جی‌میل اضافه کنید:
برای سوئیچ بین اکانت‌های خود، کافی است در صفحه‌اصلی برنامه جی‌میل، انگشت خود را از چپ به راست کشیده تا منو ظاهر شود. حال، برروی آیکون پروفایلی که مایل به استفاده از آن هستید، ضربه بزنید.
ترفند شماره 3: نمایش ایمیل‌های دریافتی از چندین حساب در یک‌جا
هم‌اکنون که شما چندین حساب در برنامه جی‌میل ثبت کرده‌اید، می‌توانید صندوق دریافتی تمامی حساب‌های خود را با یک‌دیگر به‌منظور نمایش یک‌جای ایمیل‌های دریافتی، ادغام نمایید.
برای استفاده از این قابلیت، باید ابتدا چند حساب خود را در جی‌میل ثبت کرده و سپس برروی گزینه "All inboxes” در منوی این برنامه ضربه بزنید. حال می‌توانید تمامی ایمیل‌های دریافتی خود را در به‌طور یک‌جا مشاهده فرمایید.
برای بازگشت به‌یک حساب انفرادی، کافی است عبارت "inbox” یا آیکون پروفایل حساب مدنظر خود را لمس نمایید.
ترفند شماره 4: حذف و یا آرشیو ایمیل‌های دریافتی در قسمت اطلاعیه‌ها یا "Notifications”
هنگامی‌که شما یک پیام با برنامه جی‌میل دریافت می‌کنید، چند اقدام سریع برای پیام دریافت‌شده در قسمت اطلاعیه‌ها می‌توانید انجام دهید. اگر هشدار ایمیل دریافت‌شده کامل بازنشده بود، کافی است با دو انگشت خود آن‌را به پایین بکشید؛ حال شما می‌توانید ایمیل دریافتی را آرشیو نموده یا به‌آن پاسخ دهید.
با آرشیوکردن، ایمیل مدنظر شما از صندوق دریافتی‌ها حذف خواهد شد اما آن‌را بهمنزله پاک شدن کامل تلقی نکنید! باید ایمیل مذکور را از قسمت آرشیوها نیز حذف کنید. البته می‌توانید اقدام‌های سریع را برای ایمیل‌های دریافتی تغییر دهید. بدین‌منظور، مراحل زیر را دنبال نمایید:
ترفند شماره 5: مدیریت ایمیل‌ها با ژست‌حرکتی
برنامه جی‌میل با کلیدهای میان‌بر و ژست‌های حرکتی همراه شده است که با دانستن آن‌ها، می‌توانید به مدیریت ایمیل‌های خود سرعت ببخشید. یکی از این میان‌برها برای تمیز نگه داشتن و مرتب‌کردن ایمیل‌ها مفید است؛ این ژست‌حرکتی از همان تنظیماتی استفاده می‌کند که در ترفند شماره 4، به‌آموزش آن پرداختیم. برای همین مطمئن شوید که تنظیم مرحله قبل را انجام داده باشید:
ترفند شماره 6: مدیریت ایمیل‌ها به‌صورت دسته‌جمعی
روش دیگر برای مرتب‌کردن ایمیل‌ها، مدیریت دسته‌جمعی آن‌هاست. شما پس از آموختن این ترفند، می‌توانید به‌صورت دسته‌جمعی برروی ایمیل‌ها، کارهایی نظیر آرشیو کردن یا حذف انجام دهید. حتی می‌توانید به‌صورت دسته‌جمعی، آن‌ها را به‌عنوان خوانده‌شده علامت‌گذاری کرده یا برچسب‌های‌شان را تغییر دهید. انجام این کار، خیلی ساده است:
ترفند شماره 7: غیرفعال کردن هشدارهای مربوط به ایمیل‌های آزاردهنده
آیا از دریافت هشدار برای برخی ایمیل‌های خاص خسته شده‌اید؟ در برنامه Gmail، می‌توانید مکالمات را mute نموده تا ایمیل‌های جدید مربوط به مکالمه مدنظر شما تماما به بخش "آرشیو شده” منتقل شود؛ البته ایمیل‌ها به‌عنوان "خوانده نشده” علامت‌گذاری خواهند شد و بعدا می‌توانید آن‌ها را بدون دریافت اطلاعیه مشاهده کنید:
ترفند شماره 8: اجتناب از ارسال یا حذف تصادفی
حتما شما تجربه کرده‌اید که یک ایمیل مهم را به‌صورت کاملا اتفاقی حذف یا ارسال کرده باشید و بعد از انجام آن پشیمان شوید! می‌توان از بسیاری از این اشتباهات اجتناب کرد. اگر جی‌میل همواره سوال "آیا شما مطمئن هستید؟” را از شما بپرسد؛ جی‌میل چنین قابلیت کاربردی را دارد. تنها نیاز به‌فعال کردن آن دارید:
ترفند شماره 9: قابلیت "Auto-advance” برای مدیریت سریع‌تر ایمیل‌ها
اگر در روز با تعداد زیادی ایمیل سر و کار دارید، بهتر است از قابلیت "Auto-advance” استفاده کنید. این ویژگی تعیین می‌کند که پس از حذف یک ایمیل یا آرشیوکردن آن چه اقدامی صورت بگیرد.
قابلیت "Auto-advance” پس از حذف یا بایگانی‌کردن یک ایمیل، می‌تواند شما را به ایمیل بعدی یا قبلی انتقال دهد یا به لیست ایمیل‌های دریافتی بازگرداند. بسته به میل خود می‌توانید تعیین کنید که جی‌میل پس از حذف یا بایگانی‌کردن یک ایمیل، شما را به کجا انتقال دهد:
ترفند شماره 10: جی‌میل را برای دسته‌بندی ایمیل‌های خود تربیت کنید!
اینباکسی برای کاربران خوب است که ایمیل‌ها را مرتب نماید. جی‌میل، این قابلیت را در خود جای داده است اما باید برای استفاده از آن کمی وقت صرف کنید. جی‌میل یاد خواهد گرفت که ایمیل‌های شما را چگونه مرتب نماید؛ البته اگر مثال ورودی شما خوب باشد.
با تربیت جی‌میل، این سرویس می‌تواند ایمیل‌های دریافتی شما را به بخش Priority Inbox ،inbox و Spam انتقال دهد.
ترفند شماره 11: غیرفعال کردن تصاویر پروفایل برای مشاهده بیشتر جزئیات ایمیل‌های دریافتی
آیکون پروفایل شاید در جی‌میل جذاب به‌نظر برسد اما در واقعیت، بیشتر یک دایره رنگی با یک حرف انگلیسی در آن نشان داده می‌شود؛ بنابراین با نمایش این آیکون‌ها، استفاده از فضای برنامه جی‌میل به‌درستی صورت نمی‌گیرد. پس چرا آن‌ها را غیرفعال نکنیم؟ این به‌شما اجازه می‌دهد تا جزئیات بیشتری را از یک ایمیل پیش از بازکردن آن مشاهده نمایید:
ترفند شماره 12: تعریف پاسخگوی خودکار برای ایمیل‌های دریافتی
اگر برای مدتی نمی‌توانید به حساب جی‌میل خود دسترسی داشته باشید و نمی‌خواهید که مردم در این مدت فکر کنند شما پیام‌های آنان را نادیده می‌گیرید، باید قابلیت "Vacation responder” را فعال نمایید. با فعال‌شدن این گزینه، جی‌میل به‌طور خودکار در بازه زمانی تعریف‌شده به هر ایمیلی که دریافت می‌کنید، یک پاسخ ارسال می‌کند. برای فعال‌کردن آن، مراحل زیر را دنبال نمایید:
ترفند شماره 13: ارسال فایل‌ها به‌صورت مستقیم از گوگل‌درایو
از آنجا که جی‌میل یکی از محصولات گوگل به‌شمار می‌رود، می‌توان انتظار داشت که این برنامه با دیگر سرویس‌های گوگل به‌خوبی هماهنگ باشد و این انتظار واقعیت دارد. سرویس جی‌میل، به‌خوبی با گوگل‌درایو کار می‌کند.
ارسال فایل‌های ضمیمه‌شده در فرستادن ایمیل، یک دردسر بسیار بزرگ برای بسیاری از کاربران محسوب می‌شود اما اگر فایل‌های خود را با گوگل‌درایو برای دوستان‌تان بفرستید، این مشکل برطرف خواهد شد. شما می‌توانید فایل‌های خود را در گوگل‌درایو، به‌راحتی به ایمیل‌های خود ضمیمه کنید. برای انجام آن، مراحل زیر را دنبال نمایید:
ترفند شماره 14: ذخیره پیوست‌ها به‌طور مستقیم برروی گوگل درایو
گوگل‌درایو برای فایل‌های پیوستی ایمیل‌هایی که دریافت می‌کنید، بسیار مفید است. این سرویس به‌شما اجازه می‌دهد تا فایل‌های پیوست را در حساب گوگل‌درایو خود به‌جای دستگاهی که از آن استفاده می‌کنید، ذخیره نمایید. این برای دسترسی به‌فایل‌های پیوستی بسیار مفید است.
ترفند شماره 15: برقراری تماس‌های ویدیویی در جی‌میل
راه‌دیگر ادغام جی‌میل با سرویس‌های گوگل، گوگل‌پلاس و Hangouts است. اگر شما ایمیلی را از فردی با حساب جی‌میل دریافت کرده باشید، شانس زیادی برای فرستادن پیام در Hangouts یا برقراری تماس‌های ویدیویی به‌طور مستقیم از خود برنامه جی‌میل دارید.