همه شرکت های بزرگ و متوسط ، مدیران مالی و حسابدارانی دارند که دخل و خرج شرکت را بررسی و مستند می کنند.
از رهگذر کار آنهاست که مشخص می شود فلان شرکت در فلان سال مالی ، چقدر هزینه داشته و چقدر سود یا زیان کرده است.
این اطلاعات ،منبع بسیار مفیدی برای مدیران شرکت در تصمیم گیری های خرد و کلان است و نیز معیار و محکی برای سنجش میزان موفقیت ها یا ناکامی هایشان به شمار می رود.
شرکت های کوچک اما ، عمدتاً حسابدار ندارند و خود مدیر ، شخصاً مسؤولیت امور مالی محدود شرکت را بر عهده دارد: درآمدها را وصول می کند، حقوق کارمندان انگشت شمارش را پرداخت می کند ، هزینه های جاری دفتر را تأمین و تأدیه می کند و ... .
علت نیز کاملاً مشخص است: کار اکثر این شرکت ها به اندازه ای نیست که مدیر نتواند امور مالی را هم شخصاً مدیریت کند و علاوه بر آن، از نظر اقتصادی نیز به صرفه نیست که برای اندک امور مالی، حسابدار یا مدیر مجزای امور مالی استخدام کنند.
اگر شما نیز مدیر یک شرکت کوچک هستید، با این وضعیت - که کاملاً هم منطقی و طبیعی است - آشنایید.
اشکالی که بسیاری از مدیران شرکت های کوچک ( و عمدتاً خانوادگی) با آن مواجه اند این است که حساب و کتاب های شرکت و خانه ، با یکدیگر تداخل پیدا می کند و بعد از مدتی ، مدیر دقیقاً نمی داند که شرکتش دقیقاً چقدر خرج داشته و خانه اش چقدر. او در بهترین حالت ، هزینه کل را می داند که صرف امور خانه و شرکت شده است.
این در حالی است که اگر دورنمای شرکت، پیشرفت و گسترش باشد، یکی از لوازمش شفافیت مالی است و این شفافیت با تداخل هزینه های شرکت و خانه میسر نیست.
اگر حسابدار ندارید و امیدوارید بعد از گسترش شرکت، استخدامش کنید ، تا آن زمان ، خود را شخصاً موظف به تفکیک هزینه های خانه و شرکت کنید.
مثلاً می توانید، یک حساب و کارت بانکی مجزا برای هزینه های خانه داشته باشید و حسابی دیگر برای شرکت.
راه دیگر این است که دفتری را در خانه داشته باشید و هر شب ، هزینه هایی که برای خانه داشته اید را با ذکر جزئیات، در آن یادداشت کنید. انتهای هر ماه، اگر جمع این هزینه ها از هزینه کل کسر شود ، هزینه شرکت مشخص می شود.
در نظر گرفتن مبلغی به عنوان تنخواه در خانه هم می تواند در تفکیک هزینه ها کمک کند.
راه های مختلفی را می توان برای این تفکیک در نظر گرفت. مهم این است که در یک شرکت کوچک که به کسی هم پاسخگو نیستید، شخصاً متعهد به تفکیک باشید.
کارتان را جدی بگیرید و در اولین فرصتی که اقتضائات شرکت اجازه داد، مدیریت مجزای مالی برایش تشکیل دهید و از حسابداران هم بهره مند بگیرید تا شفافیت مالی ، در وهله اول برای خودتان محقق شود.