شرکت کردن در نمایشگاه برای ارائه محصول و معرفی خدمات ممکن است آسان به‌نظر برسد. اما با تمام جذابیتی که برگزاری نمایشگاه‌ها دارند، قضیه به این سادگی‌ها نخواهد بود. زیرا به‌منظور جلب توجه افرادی که از نمایشگاه‌های بزرگ بازدید می‌کنند، هر غرفه‌داری مجبور است برای ارائه محصول خود، از تجهیزات، لوازم و امکانات به‌خصوصی استفاده کند. به همین دلیل، تنها حضور یافتن در نمایشگاه کافی نبوده و چگونگی نمایش برند، اصلی‌ترین گام برای تاثیرگذاری در نگاه بازدیدکنندگان است. از این رو در این مطلب از تیم گرافیک، تصمیم داریم برای کسانی که می‌خواهند برای اولین بار در نمایشگاهی حضور پیدا کنند، تجهیزات موردنیاز غرفه نمایشگاه را بیان کنیم.
پیش از برگزاری نمایشگاه، همچنانکه می‌دانید چه محصول یا خدماتی را می‌خواهید معرفی کنید و برای آن برنامه‌ریزی‌های لازم را انجام می‌دهید، مهم است چک‌لیستی از تجهیزات و لوازم موردنیاز و همچنین تمام مراحل و نیازهای ضروری که برای برگزاری نمایشگاه نیاز دارید تهیه کنید. بدین منظور، اکنون می‌خواهیم بررسی کنیم که چگونه یک رویکرد استراتژیک در برگزاری نمایشگاه می‌تواند تجربه بازدید از برند شما را از سطح استاندارد به سطحی ایده‌آل تبدیل کند.
هنگام برنامه‌ریزی برای نمایشگاه، انتخاب غرفه بسیار مهم است. اندازه و نوع غرفه باید با اهداف و برنامه‌های شما هماهنگ باشد. همچنین شما می‌بایست به‌منظور استفاده حداکثری، جریان ترافیک در محل غرفه و قابل‌مشاهده بودن بخش‌های مختلف آن را بررسی کنید.
طراحی غرفه باید منعکس‌کننده چهره برند شما بوده و چشم بازدیدکنندگان را به خود جلب کند. طراحی ظاهر غرفه چیزی فراتر از زیبایی‌شناسی است؛ یعنی باید در مورد چیدمان تجهیزات و استفاده کارآمد از فضا، برنامه‌ریزی کنید. البته برای این کار می‌توانید از یک غرفه‌ساز حرفه‌ای نمایشگاه کمک بگیرید. زیرا او تضمین می‌کند که غرفه شما نه تنها جذاب به‌نظر برسد، بلکه کاربردی نیز باشد.
با نزدیک شدن به رویداد نمایشگاه، اطمینان از در اختیار داشتن تمام لوازم ضروری، بسیار مهم است. بنابراین فهرستی دقیق از تمام چیزهایی که برای نمایش و تبلیغ برند خود نیاز دارید، تهیه کنید. از چاپ تراکت و بروشور گرفته تا تجهیزات فنی مانند تلویزیون و از وسایل کوچک مانند خودکار تا پروژکتور، از هیچ‌کدام غافل نشوید. داشتن یک لیست جامع برای تدارکات به جلوگیری از استرس و درگیری‌های لحظه آخری کمک زیادی می‌کند. (کمی جلوتر در مورد تجهیزات غرفه نمایشگاه توضیح خواهیم داد.)
یک تیم مجرب، بهترین دارایی شما در طول زمان آماده‌سازی و برگزاری نمایشگاه است. از این رو، اطمینان حاصل کنید که هر یک از اعضای تیم، نقش‌ها و مسئولیت‌های خاص خود را به‌خوبی می‌داند. همچنین قبل از برگزاری نمایشگاه، جلساتی را برای بحث در مورد هدف حضور در نمایشگاه، برنامه زمان‌بندی و هر سناریو احتمالی که ممکن است با آن روبرو شوید برگزار کنید.
مدیریت موثر لجستیک برای داشتن تجربه خوب از بودن در نمایشگاه، به ویژه برای مجموعه‌های بزرگ، امری کلیدی است. بدین منظور، شما می‌بایست ترتیب انتقال کارکنان و حمل‌و‌نقل تمام لوازم سفارشی به غرفه نمایشگاه را برنامه‌ریزی کنید. همچنین اگر در غرفه خود نمایشگرهای بزرگ یا تجهیزات سنگین دارید، از انتقال ایمن آنها مطمئن شوید.
نصب و راه‌اندازی تجهیزات در غرفه نمایشگاهی یک مرحله حیاتی است، که نیاز به هماهنگی با مقررات محل برگزاری دارد. با رعایت الزامات محل برگزاری می‌توانید اتصالات برق و کابل‌کشی‌های لازم را انجام دهید. در ادامه، چک کنید که چیدمان نهایی امکان دسترسی آسان به پریزهای برق را فراهم می‌کند یا خیر. همچنین عدم وجود هرگونه محدودیت یا مانع در مسیرهای کابل‌کشی را برای جلوگیری از مشکلات لحظه آخری بررسی کنید.
نصب تجهیزات به‌روز و کاربردی می‌تواند منجر به تجربه خوشایند بازدیدکنندگان از غرفه شما شود. بنابراین قبل از برگزاری، تست کاملی از تمام تجهیزات سمعی و بصری، از جمله نمایشگرها، پروژکتورها، سیستم‌های صوتی و واحدهای تعاملی انجام دهید. همچنین از سازگاری با زیرساخت‌های فنی محل برگزاری اطمینان حاصل کرده و برای روز نمایشگاه، پشتیبان فنی در دسترس داشته باشید تا هر مشکلی را به سرعت برطرف کند.
با نزدیک شدن به روز افتتاحیه نمایشگاه، بررسی کامل غرفه بسیار مهم‌تر می‌شود. از این رو، در کنار آماده بودن دمو محصولات، عملکرد تمام تجهیزات را بررسی کرده و از مهیا بودن موارد تبلیغاتی مطمئن شوید. اطمینان حاصل کنید که همه تابلوها و بنرها قابل‌مشاهده بوده و طبق برنامه در جای خود قرار بگیرند. همچنین، بررسی کنید که چاپ کاتالوگ‌ها، بروشور‌ها، تراکت‌ها و حتی چاپ بنرها به درستی و با وضوح مناسب انجام شده باشد. در کل، هر گونه تنظیمات لحظه آخری برای بهبود عملکرد غرفه را بررسی کنید.
در بخش زیر، به‌طور مشخص در مورد تمام امکانات و تجهیزات موردنیاز غرفه نمایشگاه صحبت کرده‌ایم:
از کابینت، قفسه یا انواع شلف برای قرار دادن کاتالوگ، بروشور، دفترچه، مجله و... استفاده می‌شود. این تجهیزات باعث می‌شوند تا چیدمان و نحوه نمایش اقلام گفته‌شده، زیباتر و منظم‌تر باشند. انواع قفسه دارای اندازه‌ها و شکل‌های بسیار متنوعی است. طراحی آنها با توجه به نیازهای هر کسب‌و‌کار و همچنین نوع محصولات ممکن است متفاوت باشد. این تجهیزات می‌توانند تنوعی از سطح اکریلیک، قاب‌های آلومینیومی، MDF یا چوبی را داشته باشند.
کانترها یا پیشخوان‌ها از دیگر تجهیزات ضروری برای غرفه‌های نمایشگاهی هستند. از کانترها معمولا برای قرار دادن برخی محصولات کوچک، نشریات رسانه‌ای و... استفاده می‌شود. علاوه‌بر آن، معمولا افراد پشت پیشخوان (پیشخوان‌های اطلاعاتی) ایستاده و اطلاعات موردنیاز بازدیدکنندگان را در اختیارشان قرار می‌دهند.
قطعا از دیگر ملزومات ثابت در هر غرفه نمایشگاهی، انواعی از میز، صندلی و نیمکت است. از آنجایی که معمولا غرفه‌ها کوچک هستند، بنابراین می‌توانید از میز و صندلی‌های کوچک، سبک و حتی تاشو، برای پذیرایی از مهمانان و استراحت کارکنان استفاده کنید.
نکته مهم در مورد وجود میز و صندلی در غرفه‌های نمایشگاهی این است که آنها به‌طور قابل‌توجهی بر زیبایی و حرفه‌ای بودن ظاهر غرفه می‌افزایند. بنابراین حتی اگر احتمال می‌دهید نیازی به میز و صندلی نداشته باشید، دو تا سه عدد از آنها را با چیدمانی ساده در غرفه خود قرار دهید. البته برای اینکه انتخاب مناسبی داشته باشید، حتما به مساحت غرفه و رنگ داخلی آن توجه کنید.
تلویزیون یا صفحه نمایش LED، سیستم صوتی و اسپیکر، میکروفون، دوربین، لپ‌تاپ، شارژر و پروژکتور برای نمایش هرچه‌بهتر برند و محصول شما ضروری هستند. از تلویزیون به‌منظور ارائه فایل‌های‌های ویدیویی که اطلاعات محصول یا خدمات شرکت را ارائه می‌دهند استفاده می‌شود. تلویزیون با اندازه تقریبی از ۳۲ تا ۶۵ اینچ، معمولا برای نصب روی دیوار غرفه‌های نمایشگاهی مناسب است.
به‌غیر از تلویزیون، برخی شرکت‌ها تمایل دارند از صفحه نمایش LED نیز در فضای داخلی و خارجی غرفه خود استفاده کنند. البته اغلب زمانی از آنها استفاده می‌شود که دکوراسیون انتخابی، چنین چیزی را برای شیک‌تر شدن بطلبد. برای سیستم صوتی می‌توانید از اسپیکرهای قابل‌حمل و بی‌سیم که کیفیت خوبی دارند، برای پخش موزیک ملایم یا دادن اطلاعات و معرفی محصول استفاده کرده و توجه بازدیدکنندگان را جلب کنید.
طبیعتا جز جدایی‌ناپذیر در هر غرفه نمایشگاهی، اقلام تبلیغاتی آن است. شما می‌توانید با استفاده از خدمات فوق‌العاده چاپ بروشور، بنر، کاتالوگ، پوستر و کارت ویزیت، برای بهتر دیده شدن و تبلیغ برند خود قدم مهمی بردارید. شما می‌توانید در غرفه خود بروشور و کاتالوگ را در قفسه و کارت‌ویزیت را روی پیشخوان بگذارید. البته خودکار و دفترچه یادداشت را فراموش نکنید.
همچنین سعی کنید اقلام تبلیغاتی خود را با عناصر مدرن مانند QR کدها تکمیل کنید. با گنجاندن کد QR در غرفه خود، نه تنها می‌توانید اطلاعات تماس و URLهای لازم را به بازدیدکنندگان بدهید، بلکه پیشنهادهای ویژه، کوپن‌های تخفیف و حتی شناسه‌های فیس‌بوک، اینستاگرام، توییتر، واتساپ و... را نیز به آسانی با آنها به اشتراک می‌گذارید.
همانطور که برای زیباتر جلوه دادن ادارات از گلدان گل استفاده می‌شود، انتخاب استند و گل برای غرفه نمایشگاهی نیز ایده خوبی است. می‌توانید چندین گلدان کوچک را روی کانتر یا میز قرار دهید تا به غرفه شما روح بخشیده و عطر آن فضای اطراف را دلپذیر کند. حتی می‌توانید به کسانیکه از جلوی غرفه شما می‌گذرند، یک شاخه گل هدیه بدهید. این کار، حرفه‌ای بودن شما را نشان داده و توجه افراد را جلب می‌کند.
لایت باکس یا جعبه نور از دیگر ملزومات جذابی است که می‌توانید آن را برای غرفه خود درنظر بگیرید. خصوصا اگر کالای ویژه و جدیدی دارید که مایل هستید آن را از دیگر محصولات جدا کنید تا چشم رهگذرانی که از کنار غرفه شما می‌گذرند به سادگی به آن بیفتد.
گاهی اوقات شرکت‌هایی که لوازم خانه، تجهیزات الکترونیکی، کتاب و.. را در غرفه خود به نمایش می‌گذارند، برای جذب بچه‌هایی که با بزرگترهایشان به نمایشگاه آمده‌اند یا ایجاد تنوع، سرگرمی و جلب‌توجه بزرگسالان، از ارائه وسایل سرگرمی و بازی نیز در غرفه خود استفاده می‌کنند. چرخ شانس و جعبه قرعه‌کشی از مواردی هستند که می‌توانند باعث توقف افراد شده و حس امتحان کردن شانس را در آنها برانگیزد.
دستگاه آب‌خوری، چای‌ساز، لیوان یکبارمصرف، قیچی، روبان، جعبه شکلات، اسپری خوش‌بوکننده و دستمال کاغذی می‌توانند از جمله اقلام ساده، اما شاید ضروری در روز نمایشگاه باشند. هرچند ممکن است با نبردن آنها به نمایشگاه مشکل به‌خصوصی برایتان ایجاد نشود، اما اگر می‌خواهید چک‌لیست شما بی‌نقص باشد، می‌توانید آنها را خودتان تهیه کنید.
برای اینکه بتوانید محصول، خدمات یا کالای خود را به‌درستی و با بیشترین تاثیر در نمایشگاه به بازدیدکنندگان معرفی کنید، به تجهیزات و امکانات به‌خصوصی نیاز دارید. از این رو، در این مطلب ابتدا به چک‌لیست مربوط به چگونگی آماده‌سازی برای نمایشگاه، از چاپ کارت ویزیت و بروشور گرفته تا مراحل نصب و حمل‌و‌نقل تجهیزات اشاره کردیم. در ادامه، به بخش مهم لوازم و تجهیزات موردنیاز غرفه نمایشگاهی پرداختیم تا با آنها بهتر آشنا شوید. درنهایت، اگر رویداد نمایشگاهی پیش‌روی شماست، تیم گرافیک برای شما موفقیت و رونق کسب‌و‌کارتان را آرزومند است.