مدیریت پروژه یعنی استفاده بهینه از تکنیک‌ها، ابزارها و منابع برای انجام پروژه در زمان تعیین شده و با کیفیت مورد انتظار. با توجه به این‌که در هر پروژه چندین کار به‌طور همزمان انجام می‌شوند، داشتن یک نمای بصری از اقدامات، روی خط زمانی، برای آگاهی از زمان تکمیل هر فعالیت و این‌که چه کسی، چه کاری را انجام می‌دهد، مفید است. یکی از بهترین ابزارها برای ایجاد این نمای بصری، نمودار گانت یا گانت چارت است. در این مطلب با اهمیت این نمودار و چگونگی استفاده از آن آشنا می‌شویم.
نمودار گانت چه زمانی ایجاد شد؟
منشا نمودار گانت به اواخر سده نوزدهم میلادی برمی‌گردد؛ یعنی زمانی که کارول آدامیسکی (Karol Adamiecki) یک نمودار برای بهبود نمایش برنامه‌ها در صنایع تولیدی ایجاد کرد. آدامیسکی یک مهندس نوآور لهستانی و مدیر یک کارخانه فولاد در جنوب لهستان بود. او به دانش و تکنیک‌های مدیریتی علاقه داشت و نمودار خود را هارمونوگرافی نامید.
در سال 1910 هنری لارنس گانت، مهندس آمریکایی و مشاور مدیریت پروژه، یک نمودار دیگر را توسعه داد که برای مدیران کسب‌وکار و سرپرستان تیم‌های کاری، یک نمایش بصری از برنامه کاری را ایجاد می‌کرد. این نمودار به افتخار مبدع آن نمودار گانت نامیده شد. پیش از پیشرفت‌های تکنولوژیک امروزی، نمودارهای گانت با زحمت و با دست ترسیم می‌شدند. همچنین با هر تغییر در پروژه باید نمودار اصلاح و یا از نو رسم می‌شد. ولی امروزه با استفاده از
نرم افزار گانت چارت، اصلاحات در زمان بسیار کمی انجام می‌شوند.
اهمیت نمودار گانت در مدیریت پروژه
از زمان ایجاد نمودار گانت تا امروز، مدل‌های مختلفی از این نمودار ایجاد شده‌اند و در حال حاضر در
نرم‌افزار گانت چارت نیز به آن دسترسی خواهید داشت. اما در ساده‌ترین شکل ممکن، گانت چارت، مانند یک جدول زمانی است که پیشرفت پروژه را نشان می‌دهد. این یعنی در ابتدای پروژه، بعد از برنامه‌ریزی و زمان‌بندی، اقدامات را بر اساس ضرب‌العجل‌های آن‌ها در این نمودار وارد می‌کنید. بنابراین در طول اجرای پروژه دقیقا می‌دانید کدام کار در زمان مورد نظر انجام شده است، کدام کار با تاخیر همراه بوده است، چه کارهایی باقی مانده‌اند، چه کسانی قرار است کارها را انجام دهند و حتی می‌توانید پیش‌بینی کنید که با روند فعلی، آیا پروژه در زمان تعیین شده تکمیل می‌شود یا خیر.
برای مدیریت پروژه، کدام عناصر را در نمودار گانت تعیین کنیم؟
برای استفاده از نرم افزار گانت چارت در مدیریت پروژه باید با اجزای این نمودار آشنایی داشته باشید. نمودار گانت، دارای 8 جزء یا عنصر است. البته مدل‌های ساده‌تری نیز برای این نمودار وجود دارند. این 8 جزء را با هم مرور می‌کنیم:
• خط زمانی: تایم لاین یا خط زمانی، خطی افقی در بالا یا پایین نمودار است که روز، هفته، ماه یا سال را نشان می‌دهد.
• لیست وظایف: فهرستی از وظایف است که در سمت چپ این نمودار، زیرهم‌نویسی می‌شود و هر کدام یک خط یا ردیف را ایجاد می‌کنند.
• میله‌ها: میله‌ها در واقع نشان‌دهنده وظایف به موازات تایم لاین هستند. طول هر میله، نشان‌دهنده زمانی است که به آن اختصاص می‌دهیم. بنابراین این میله‌ها زمان شروع و اتمام هر وظیفه را نیز نشان می‌دهند.
• نقاط عطف: این نقاط در واقع آن وظایفی هستند که از اهمیت بسیار بیشتری نسبت به وظایف دیگر برخوردار هستند. بنابراین تکمیل هر کدام از آن‌ها یک موفقیت ملموس در پروژه است.
• وابستگی‌ها: برخی از وظایف دارای وابستگی و تقدم و تاخر هستند. این وابستگی‌ها با استفاده از خطوط خاکستری رنگ به هم متصل می‌شوند.
• میزان پیشرفت: پیشرفت را در هر وظیفه می‌توان بر اساس درصد مشاهده کرد.
• منابع: در این جا منظور از منابع همان نیروی انسانی است و نشان می‌دهد که چه کاری باید توسط کدام فرد یا تیم انجام شود.
نمودار گانت چه مزایایی برای مدیریت پروژه دارد؟
نمودارهای گانت از بهترین ابزارهای بصری‌سازی فرآیندها در زمان انجام یک پروژه هستند. حتی مدیرانی که از چارچوب‌های مدیریت پروژه مانند اسکرام، کانبان و اسکرامبان استفاده می‌کنند، در کنار تکنیک‌ها ابزارهای بی‌نظیر این چارچوب‌ها، استفاده از
نرم افزار گانت چارت را پیشنهاد می‌کنند. زیرا باعث ساده‌سازی پیچیدگی‌های پروژه در ذهن می‌شود.
در ادامه برخی از مزایای این نمودار برای مدیریت پروژه را با هم مرور می‌کنیم:
• اگر می‌خواهید همه عوامل دخیل در یک پروژه را به ساده‌ترین شکل مشاهده کنید، گانت چارت بهترین ابزار است.
• نمودار گانت، تجسم و اولویت‌بندی را به‌طور همزمان ارائه می‌دهد. این شامل خط زمانی و نیز نشان دادن اولویت‌ها با استفاده از خطوط وابستگی است.
• مدیر پروژه با استفاده از این نمودار دقیقا می‌داند که امروز، کدام افراد در حال انجام چه وظایفی هستند و کار آن‌ها چقدر پیشرفت داشته است. بنابراین مدیران می‌توانند با این افراد تماس برقرار کنند و هرگونه مانع را برای انجام کار این افراد از بین ببرند.
• بهینه‌سازی مدیریت منابع با استفاده از گانت چارت ممکن است. برای مثال می‌دانید که برخی کارها انجام شده‌اند و می‌توانید منابع مرتبط با آن کارها را به بخش دیگری انتقال دهید که در حال حاضر به این منابع نیاز بیشتری دارند.
• نمودار گانت، میزان پیشرفت پروژه را روی تایم لاین نشان می‌دهد. بنابراین اگر تصور می‌کنید زمان باقی مانده کم است می‌توانید از روش‌هایی برای افزایش سرعت اقدامات بعدی استفاده کنید و یا از ذی‌نفعان پروژه، وقت بیشتری را درخواست کنید.
• گاهی‌اوقات، شما نمی‌توانید یک کار خاص را شروع کنید، مگر این‌که کار دیگری که به کار قبلی وابسته است، تکمیل شود. نمودار گانت این وابستگی‌ها را نیز نشان می‌دهد. بنابراین می‌توانید آن‌ها را طوری برنامه‌ریزی کنید که بر پیشرفت کلی پروژه تاثیر نگذارند.
• به‌اشتراک‌گذاری نمودار گانت، همچنین راهکاری برای تسهیل کار با اعضای دورکار تیم است.
نرم‌افزار نمودار گانت می‌تواند کلید حل چالش‌های پروژه باشد
در هر تیم کاری افراد مختلفی مشغول انجام وظایف هستند. با این حال ممکن است این افراد، ضرب‌العجل‌ها را فراموش کنند یا اهمیت کاری که به آن‌ها سپرده شده و وابستگی آن با کار دیگر را ندانند. نمودار گانت ابزاری است که با استفاده از آن، مدیران پروژه و همه اعضای تیم به ساده‌ترین شکل ممکن و در قالب یک نمودار، تمامی اقدامات لازم، زمان‌بندی پروژه و وابستگی‌های وظایف را مشاهده و درک می‌کنند. به‌همین دلیل استفاده از نرم‌افزار گانت چارت می‌تواند بهترین ابزار برای ایجاد هماهنگی بیشتر بین اعضای تیم و نیز انجام وظایف با کیفیت مورد انتظار در زمان تعیین شده باشد.